Los Sistemas. Séptima columna de un EMPRENDIMIENTO

Y llegamos a la última entrega de esta serie donde hablo de lo que yo considero son las siete columnas de un emprendimiento. Por favor, si estás llegando a este artículo sin haber leído los anteriores te sugiero los busques en el blog para que tengas una visión más completa y con mayor coherencia entre todo lo que implican, en mi opinión, estas siete columnas. 

Los sistemas y procesos son uno de los pilares fundamentales de nuestras empresas. Cada faceta de su negocio, en el taller, en el almacén o en la oficina, es parte de un sistema que se puede administrar o mejorar aplicando principios correctos.

Un sistema empresarial está diseñado para conectar todas las partes intrincadas de una organización y los pasos interrelacionados para trabajar juntos para el logro de la estrategia empresarial.

Cuando aplicamos principios y prácticas definidos a los sistemas y procesos que brindan valor a nuestros clientes, estamos creando lo que a menudo se conoce como un “sistema comercial”.

La idea de los sistemas es que, en primer lugar, tú como creador, emprendedor, no te quemes. Exactamente eso es lo primero. En mi experiencia, uno de mis primeros emprendimientos fracasó, entre otras razones, porque no creé un sistema válido para que yo no estuviese allí todo el tiempo pegada a la empresa. 

En otro artículo les he contado, y también pueden descargar mi historia resumida en un E-book gratuito en mi página, www.siquieroporesopuedo.com,  que una de mis profesiones es la docencia.  Tres emprendimientos fallidos he tenido, si, tres. Y cuando comencé a prepararme, a pagar seminarios y cursos, a leer e instruirme, y a analizar mis errores para aprender de ellos, fue cuando comencé a encaminarme hacia el éxito y ahora tengo tres empresas.

Una de mis empresas fallidas fue la primera academia de lenguas que monté. Esa academia me dejaba exhausta porque los clientes deseaban tener clases conmigo. En ella enseñaba español a extranjeros e inglés para latinos. El problema que se me generó fue bien estresante porque mis clientes querían, casi todos, tener clase solo conmigo. Me encontré entonces que por más que entrevistaba buenos docentes, con experiencia, para que trabajaran para mi e impartieran algunos cursos, los que ya habían sido mis alumnos querían continuar los siguientes niveles conmigo, y hablo de estudiantes de ambas lenguas.  Por supuesto eso no me funcionaba. Terminaba exhausta y el tiempo no me rendía porque no podía abarcarlo todo. 

Se me ocurrió poner a mis otros colegas en los primeros niveles para que los alumnos se iniciaran con ellos y subieran de nivel con cualquiera de ellos, pero mientras tanto tenía muchos otros niveles que solo yo cubría por temor a que dejaran la academia, y algunos estudiantes comenzaron a darse cuenta que no se usaban las mismas estrategias.

Con el tiempo y estudios entendí que tenía que crear un sistema que funcionara y en el que todos los profesores se entrenaran para que la academia no dependiera de una sola persona. Hoy con mi nueva academia de español va de maravilla, porque primero me centré en una sola lengua, sí,  aprendí sobre lo positivo de los micro nichos y lo puse en práctica, además que uno de los valores que ofrezco es precisamente la especialización de excelencia en una lengua  Y lo más importante ,es que creé un sistema que puede ser impartido por todos, sin importar la procedencia ni el nivel en el que esté el docente, porque está diseñado para que cualquier profesor de español en la academia pueda seguirlo, y antes de comenzar el personal se entrena para ello.

Esto de los sistemas lo explico en un módulo completo en mis seminarios sobre Emprendimiento, porque es una columna que trae muchas ventajas. 

Te voy a dejar aquí otro ejemplo como es el de las cafeterías Starbucks. Estas cafeterías están tan perfectamente sistematizadas, (y hablaremos de otros detalles interesantes sobre esta franquicia en el seminario) que no importa en cual país te encuentres, pero de la puerta hacia adentro todos, absolutamente todos los Starbucks, son iguales y funcionan de la misma forma, aún con diferentes empleados, provenientes de diferentes sitios, en distintos países,  y en lenguas diferentes, e incluso sin conocerse entre ellos en las tiendas de la misma ciudad, pero todas trabajan con sistemas.

El ejemplo sobre mi academia no es el único tipo de sistema que se puede aplicar. En ese caso es un sistema educativo. Pero existen otros servicios que en verdad necesitan ser automatizados, por la misma razón que ya expliqué que es no quemarte, y poder disponer de tiempo para ti y los tuyos. 

La segunda razón importante por la que recomiendo los sistemas, y los considero una columna del emprendimiento, es que generan que tu empresa pueda seguir funcionando aún cuando tú no estás, aún incluso cuando nadie está, dependiendo claro del tipo de empresa y de cuán automatizada esté. 

Y es que los sistemas trabajan para ti. Ese es el caso de esta empresa desde donde te escribo: “Rosa León. Si Quiero. Por eso Puedo”. 

Parte de mi empresa funciona en automático porque tengo la mayoría de los servicios automatizados. Los servicios que no lo están es porque no lo quiero, porque he decidido desde el principio que el contacto 1 a 1 fuese parte de mis servicios. Así que las asesorías de coaching y las asesorías sobre emprendimiento obviamente no están automatizadas, pero muchos de los otros servicios lo están.

sistema

Ahora bien, además de mi experiencia, ¿quieres conocer más razones? ¿Por qué implementar un sistema empresarial? ¿qué he aprendido sobre ello?

Hay otras razones para implementar un sistema empresarial así que conversemos un poco sobre ellas.

1.Mejora del desempeño de primera línea: parte del sistema de negocios es el desarrollo e implementación de la creación de estrategias, procesos de negocios y planificación estratégica en toda tu organización. Esos elementos fundamentales conducen a una forma mucho más perspicaz de investigar y aumentar los ingresos de primera línea. En resumen, un sistema empresarial se encarga de tu futuro. Garantiza que cumplas con las expectativas de tus clientes y mejores tu marca, que son clave para hacer crecer un negocio saludable.

2. Ayuda a cumplir con las expectativas del cliente: si utilizas un enfoque sistemático, tu organización analizará, medirá, comparará y probará todas las posibilidades de lo que tus clientes quieren y no quieren. Tendrás información constante sobre las áreas que deben mejorarse y, lo que es más importante, comenzarás a comprender las necesidades insatisfechas de los clientes. Un sistema empresarial es clave para mejorar la marca que la organización proyecta en su comunidad, incluidos clientes, empleados y proveedores.

3. Te provee de resultados consistentes: ya sea que estamos considerando la seguridad, la calidad o haciendo el trabajo de manera oportuna, un sistema está diseñado para brindarte resultados efectivos, eficientes y repetibles. En resumen, el sistema empresarial te brinda un “proceso para arreglar tus procesos”.

4. Compromete a los empleados: un objetivo del sistema es permitir la educación y las oportunidades adecuadas para todos los empleados para que puedan completar su trabajo de manera más eficiente y eficaz. También busca aprovechar sus ideas y creatividad y, en el proceso, aumentar su compromiso personal. Claro cuando estás iniciando no tienes empleados, tal vez uno, pero en el momento en que tu empresa crezca verás que te va a funcionar con tu equipo. Trabaja en ello y sucederá. Créelo.

5. Reduce los costos y aumenta las ganancias: Se ha demostrado una y otra vez que la implementación de un sistema sólido ayuda a reducir los costos, pero también lo harán muchas cosas más. 

A mi me gusta la idea de crear sistemas que sean holísticos e involucren a toda la organización porque creo que la unidad de todas las piezas da idea de coherencia y claridad, para todos los involucrados. 

Por eso creo que los sistemas deben tener cuatro partes al estilo de algunas empresas americanas que conozco:

  • Estrategia: la forma en que la organización piensa y planifica
  • Procesos: la forma en que opera la organización
  • Personas: la forma en que lidera la organización
  • Tecnología: la forma en que la organización se conecta

Un sistema empresarial se centra en la alineación de todas las actividades con la perspectiva del cliente, desde la estrategia hasta el trabajo diario de los empleados, e instala el pensamiento basado en la cadena de valor. Cuando estamos hablando de emprendimiento con propósito, que es mi área, crear valor es indispensable. 

Si todos en tu empresa se manejan en sistema créeme cuando te digo que que te ahorrarás muchos dolores de cabeza. Pero incluso, cuando la empresa es un emprendimiento pequeño, trabajar en sistemas es lo mejor para ti por todas las razones anteriores y por tu propia salud física y mental.

En mis seminarios: “Plan para iniciar tu Emprendimiento desde cero”, y “Mujeres, vamos a Emprender Juntas”, les ayudo a crear productos que se trabajan de modo automatizado en sistemas, y hasta ahora siempre ha resultado y ha facilitado la vida de los emprendedores que se han formado conmigo.

Se trabaja mucho al principio, oh si, créeme que sí, pero una vez pasada la etapa de creación y sistematización lo que sigue es glorioso.

Si tienes alguna pregunta por favor házmela aquí. Me encantaría también que me dejaras tu comentario sobre este artículo y la serie de los ochos artículos que conforman este tema. Si tienes tiempo, paséate por la página y revisa el temario de mis cursos y talleres. 

Por leerme y seguirme Gracias, Gracias, Gracias.

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